Spendanalyse, de eerste stap
De eerste stap van bijna elk inkoopadvies- of verbeteringsproject voor inkoop is het inventariseren van de huidige spend: de klassieke spendanalyse.
Deze ‘Inkoopdiagnose’ of ‘Inkoopscan’ bestaat uit een uitgebreide analyse van de facturen en/of inkooporders om de totale ‘inkoop spend’ te verdelen naar grootste leveranciers, afnemers en inkooppakketten.
Het doel van de spendanalyse
Het doel van de spendanalyse is inzicht te krijgen in wie, wat, waar inkoopt en aangeven waar er mogelijke besparingen zijn te realiseren.
- WIE – Betreft de informatie van de spend over de organisatie die inkoopt. Dit is een gelaagde structuur dat loopt van het laagste detail, de kostenplaats, via afdelingen, managers naar sectie of unit. Door het WIE te analyseren kun je bijvoorbeeld bekijken of afdelingen vergelijkbare diensten of producten afnemen. Dit zijn zij vaak niet eens bewust! Hier liggen dan ook kansen om inkoop te bundelen en betere afspraken af te dwingen met de leveranciers.
- WAT – Betreft de producten en diensten die worden ingekocht. Om een duidelijk overzicht te krijgen van de ingekochte producten en diensten, wordt vaak gebruik gemaakt van branchespecifieke indelingen, die ook wel bekend staan als ‘inkooppakketten’ of ‘inkoopcategorieën’. Door deze uniforme indeling per categorie kan er op een gestructureerde wijze naar de spend gekeken worden en kunnen er zinvolle conclusies worden getrokken over het bundelen en het realiseren van synergie.
- WAAR – Betreft de leveranciers. Als alle verschijningsvormen van een leverancier in de gegevens correct zijn geconsolideerd, dan kun je het totale volume zien aan diensten en/of producten dat per leverancier is afgenomen.
De voordelen van een spendanalyse
De kracht van de analyse op het WIE, WAT en WAAR ligt in de combinaties hiervan en in de gelaagdheid van de gegevens. Een typisch resultaat van de spendanalyse is een ABC analyse van de leveranciers per inkoopcategorie. Hierin kun je snel zien bij welke leveranciers de grootste inkoopvolumes zitten.
De klassieke spendanalyse is de basis om ook niet-financiële doelstellingen te realiseren. Daarbij moet gedacht worden aan: doelen op het gebied van rechtmatigheid, risico, klantwaarde, duurzaamheid, en MVOI.
In het kort
Wat is spendanalyse
Een spendanalyse is het verwerken van de totale inkoopspend van een organisatie en deze vervolgens indelen naar interne afnemers, inkooppakketten en leveranciers.
Wat kun je er mee?
Inzicht krijgen in de totale organisatie uitgaven op het WIE ( interne organisatie), het WAT (inkooppakketten, producten & diensten), en het WAAR (leveranciers) van de inkoop. Dit geldt voor de absolute volumes maar ook voor de ontwikkelingen hiervan in de tijd.
Met deze inzichten kunnen verbetertrajecten voor inkoop worden opgestart.
En wat nog meer?
Een uitgebreide spendanalyse bevat ook nog contractinformatie en houdt rekening met sociale, milieu- en lokale impact. Ook wordt gerapporteerd of de inkoop binnen de aanbestedingsgrenzen blijft i.v.m. de rechtmatigheidsverantwoording.
Ontdek de waarde van een zorgvuldig verzorgde spendanalyse! Vraag de spendanalyse van Purfaction aan en ontvang waardevolle inzichten om je inkoop naar een hoger niveau te tillen.
De stappen in een spendanalyse
Je vraagt je misschien af wat je moet doen om tot een spendanalyse te komen. Onze spendanalyse bestaat uit 7 stappen:
1. spendgegevens verzamelen
In deze fase is het belangrijk om de spendgegevens van alle administraties te verzamelen en combineren. Hierbij gaat het om de factuurregels inclusief de crediteurnaam, het grootboeknummer, de kostensoort en de kostenplaats. Mogelijkerwijs is de ondersteuning van de IT-afdeling vereist om een eenvoudige export of rapportage op te stellen.
2. ontdubbelen van leveranciers
Het komt vaak voor dat een leverancier onder verschillende namen voorkomt. Bijvoorbeeld door spelfouten, onvolledige vermelding van de rechtsvorm, interpunctie. Het is essentieel om deze verschillende verschijningsvormen te groeperen tot één herkenbare leverancier. Dit proces heet ontdubbelen.
3. spend classificeren naar inkooppakketten
Om zinvolle analyses te kunnen maken van de spend, is het van belang om elke geboekte factuurregel te classificeren binnen het juiste inkooppakket. Op deze wijze kan de inkoop over alle leveranciers heen geanalyseerd worden. Hierbij wordt de juiste categorie bepaald aan de hand van het geleverde product of de geleverde dienst. Een voorbeeld van een gemeentelijke pakketindeling is die van Pianoo.
4. resultaten beschikbaar maken
Voor het gemakkelijk bladeren en navigeren door resultaten is een analyse tool aan te bevelen. Het spreekt voor zich dat deze tool veilig moet zijn, zodat vertrouwelijke gegevens beschermd zijn tegen kopiëren en ongeautoriseerde toegang. Vanwege de vertrouwelijkheid van deze informatie wordt het gebruik van Excel sterk afgeraden. Inkoopdashboards zijn specifiek ontworpen voor spendanalyse en bevatten vaak al kant-en-klare functionaliteiten en visualisaties, waardoor ze efficiënter en betrouwbaarder zijn dan zelf ontwikkelde dashboards in Power BI. Er hoeft geen extra tijd of budget te worden besteed aan aangepaste functionaliteiten en visualisaties.
5. de spend analyseren
Voer een analyse uit op de inkoopgegevens om inzicht te krijgen in wie, wat en waar er wordt ingekocht. Onderzoek bijvoorbeeld de volumes die worden afgenomen en door welke leveranciers, waar diensten en/of goederen gebundeld kunnen worden ingekocht, welke leveranciers kunnen worden vervangen en wie in de organisatie gebruik maakt van welke leverancier. Houd daarnaast de ontwikkeling van de spend bij en let op mogelijke overschrijding van aanbestedingsgrenzen.
6. spendanalyse rapporteren
De inzichten uit de spendanalyse dienen gerapporteerd te worden en omgezet in aanbevelingen voor het management, om zo nieuwe inkoopprojecten te initiëren die aansluiten bij de organisatiedoelstellingen. Dit wordt gemakkelijker naarmate de spendanalyse reeds is uitgebreid met contractinformatie en doelstellingen op bv. duurzaamheid, sociaal en lokaal inkopen. De rapportages kunnen helpen bij het bundelen van inkoop bij enkele leveranciers voor betere afspraken, bewustmaking van afdelingshoofden buiten inkoop over de organisatiespend, het controleren van gemaakte afspraken over inkoop en het rapporteren over de organisatie doelen aan het bestuur.
7. spendanalyse verversen
Om de impact van de ingezette inkoopacties op de organisatiedoelen te meten, is het aanbevolen om de spendanalyse regelmatig bij te werken met de nieuwste gegevens. PIANOo adviseert bijvoorbeeld om de resultaten ten minste eens per kwartaal bij te werken voor een rechtmatigheidsanalyse.
Hoe kom je aan een spendanalyse?
Het uitvoeren van een spendanalyse is een tijdrovende en minutieuze klus. Van oudsher was er de keuze om het zelf te doen of het uit te laten voeren door externe consultants. Dat was op basis van een inhuurtarief. Met ons product is er de mogelijkheid om de spendanalyse uit te besteden en door de inzichten en acties te bladeren in onze online inkoopdashboards.
Er zijn vijf manieren om aan een spendanalyse te komen. Elk heeft zijn voor- en nadelen.
Spendanalyse specifiek voor doelgroepen
Door de spendanalyse speciaal af te stemmen op specifieke doelgroepen, zoals gemeenten, zorg, onderwijs en woningbouwcorporaties kunnen wij zeer krachtige op maat gesneden analyses klaar zetten.