De totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording is een flinke klus. Spendanalyse-specialisten Jeroen Corts en Cristel Pessers laten zien hoe je de verantwoording een stuk effectiever én efficiënter kunt uitvoeren.
Sinds 1 januari 2023 geldt de rechtmatigheidsverantwoording voor alle gemeenten, provincies en waterschappen. Ze zijn nu zelf verantwoordelijk voor de verantwoording over de rechtmatigheid van hun inkopen en de naleving van de regelgeving omtrent (Europese) aanbestedingen.
Met een 4-stappenplan kunnen organisaties de rechtmatigheidsverantwoording een stuk effectiever en efficiënter uitvoeren, zodat ze niet elk jaar een berg werk hoeven te verzetten:
- Spendanalyse als basis gebruiken
- Efficiënt aanmaken van crediteurenkaarten
- Beoordeling en toelichtingen hergebruiken
- Periodiek bijhouden en monitoren
Stap 1: spendanalyse als basis
Om te toetsen of de uitgaven rechtmatig zijn, is het belangrijk dat je periodiek een spendanalyse maakt. Het programma #BeterAanbesteden, dat ontwikkeld is in samenwerking met het ministerie van EZK, VNG, VNO NCW/MKB-Nederland en PIANOo, heeft hiervoor diverse producten ontwikkeld. Voorbeelden zijn animaties, formats voor spendanalyse en crediteurenkaarten en instructievideo’s. Een goede spendanalyse helpt om sneller en doelgerichter aan de slag te kunnen gaan.
De spendanalyse bestaat uit:
- Een complete dataset over de afgelopen vier jaar: dit betreft alle geboekte factuurregels, kostensoorten/-plaatsen en omschrijvingen, inclusief investeringen en exclusief btw. Idealiter bevat deze ook al verwijzingen naar de verplichtingen- en contractenadministraties, maar veel organisaties zijn nog bezig met de selectie en implementatie daarvan. Het belangrijkste is dat deze dataset ook afgestemd is met de accountant, zodat hij aansluit met de zogenaamde auditfile.
- Classificatie van crediteuren naar leveranciers en inkooppakketten: door crediteuren te ‘ontdubbelen’ naar leveranciers en te classificeren naar inkoopcategorieën dan wel inkooppakket ten of CPV-codes, kun je bij de selectie van de uit te zoeken hoogrisicoleveranciers snel een onderscheid maken tussen Reguliere inkopen, Inbestedingen, Subsidies en Niet-aanbestedingsplichtige leveranciers.
- Koppeling met de aanbestede contracten: in de ideale wereld staan alle contracten in een centrale contractenadministratie met informatie over onder meer looptijd, opdrachtwaarde, verlengingsopties, CPV-code en gevolgde aanbestedingsprocedure. Alle binnenkomende facturen worden vervolgens netjes vastgelegd onder vermelding van het contractnummer, zodat automatisch een seintje naar de inkopers en contractmanagers gaat als de contractwaarde overschreden dreigt te worden. Heeft uw organisatie dit nog niet, dan zult u zelf een koppeling moeten maken tussen de geregistreerde contracten en crediteuren, op z’n minst voor alle (Europees) aanbestede leveranciers.
- Periodieke rapportage en beoordeling: de aanbeveling van PIANOo is om elk kwartaal een analyse te maken om de kwaliteit van de data te verbeteren en tijdig met de accountant af te stemmen over de vormgeving van de rechtmatigheidsanalyse. Het draagt ook bij aan het beter verdelen van de werklast over het hele jaar in plaats van alles in een keer te moeten uitzoeken. In dat laatste geval kom je er vaak pas te laat achter dat belangrijke informatie over contracten ontbreekt of onvolledig is.
Stap 2: efficiënt aanmaken van crediteurenkaarten
De verslaglegging en verantwoording per leverancier gebeurt met behulp van crediteurenkaarten (in Excel) waarop alle factuurregels van een crediteur staan vermeld. De selectie hiervoor betreft alle crediteuren die spend hadden in 2023 en een waarde hadden van meer dan 215.000 euro over de afgelopen vier jaar of meer dan 53.750 euro in 2023. Uit een steek proef bij vier middelgrote gemeenten bleek dat dit algauw rond de 200 crediteuren zijn (zie de tabel hieronder).
“Alleen al het aanmaken en vullen van 200 Excel-documenten is een enorme klus”
Uren besparen
Alleen al het aanmaken en vullen van 200 Excel-documenten is een enorme klus. Op verzoek van een aantal gemeenten zijn we dit proces gaan automatiseren waardoor hierop alvast honderden uren werk bespaard wordt. Met een druk op de knop wordt een totaaloverzicht gemaakt met alle crediteuren inclusief automatische hyperlinks naar de individuele crediteurenkaarten. Dit maakt het voor de accountant ook een stuk eenvoudiger omdat hij alle details snel kan bekijken.
| gemeente | inwoners | totale spend | 2019–2022 #> 215.000 | 2022 #> 53.750 | unieke crediteuren |
|---|---|---|---|---|---|
| A | 110.000 | 290–310m | 171 | 196 | 239 |
| B | 90.000 | 160–170m | 168 | 167 | 220 |
| C | 85.000 | 175–185m | 177 | 182 | 232 |
| D | 50.000 | 95–105m | 123 | 138 | 171 |
Stap 3: beoordeling en toelichtingen hergebruiken
De derde stap is nóg arbeidsintensiever omdat het de bedoeling is alle factuurregels per crediteur te groeperen in verschillende opdrachten. Dit zou je kunnen doen op basis van verplichtingennummers, als die aanwezig zijn, maar voor de rest zul je zelf een oordeel moeten vormen op basis van de geboekte kosten plaatsen/-soorten en factuuromschrijvingen. Vervolgens moet je handmatig aan geven om hoeveel verschillende op drachten het gaat die niet homogeen zijn. Het opknippen van opdrachten om onder de aanbestedingsdrempels te blijven is niet toegestaan volgens het splitsingsverbod. Goederen en diensten die bij elkaar horen (homogene leveringen), zoals de levering van een telefooncentrale met het onderhoud daarvan, moeten samengenomen worden. Vervolgens wordt per opdracht beoordeeld of het om reguliere inkoop gaat of om zaken die niet aanbestedingsplichting zijn zoals subsidies, inbestedingen of vrijgestelde producten of diensten.
“Doel is om inkooppraktijk tussen opdrachtgevers en ondernemers verder te professionaliseren”
Uitgebreid format
Voor alle reguliere inkopen is een uitgebreid format gemaakt met 27 velden die ingevuld kunnen worden over onder meer de Aard van de opdracht, de Op drachtovereenkomst en de Totale bestedingen. Op basis hiervan wordt geconcludeerd of de inkopen rechtmatig zijn geweest en welk (rest)bedrag als onrechtmatig beschouwd moet worden. In veel organisaties is de VIC (verbijzonderde interne controle) hier uiteraard al volop mee bezig. De moeilijkheid is echter om telkens weer grotendeels dezelfde crediteuren te beoordelen waarbij je de verrijking en beoordeling van eerdere analyses graag wilt terugzien.
Cruciale stap
Dit is de meest cruciale stap. Niemand heeft name lijk zin om telkens dezelfde vragen opnieuw te moe ten beantwoorden. Het terug inlezen van de groepering naar verschillende opdrachten, inclusief de beoordeling en toelichting ervan, wordt momenteel met een aantal organisaties uitgetest.
Uitzoekwerk
Nu er in het laatste kwartaal van 2023 al vijftien van de benodigde zestien kwartalen (94 procent) beschikbaar zijn voor de verantwoording over 2020-2023, is het grootste deel van het uit zoekwerk al gedaan. In januari worden vervolgens de laatste spend- en contractgegevens toegevoegd en de bijgewerkte crditeurenkaarten weer automatisch (aan)gevuld. Ook het vastleggen van de details per reguliere opdracht, verdeeld over de 27 velden, wordt nog verder uitgewerkt, zodat ook deze informatie bij een volgende evaluatie weer beschikbaar zijn en al automatisch zijn ingevuld.
Stap 4: periodiek bijhouden en monitoren
De vierde en laatste stap is om hier een goed geolied proces van te maken om de inzet van medewerkers te kunnen minimaliseren.
Een handige aanpak hierbij is om elk kwartaal uitsluitend te kijken naar leveranciers die in dat kwartaal spend hadden:
Komt die boven de 13.437,50 euro uit (weer een kwart van de 53.750 euro), dan is hij in scope om te kijken of hij het afgelopen jaar of afgelopen vier jaren boven de drempel uitkomt. Om hoogrisicoleverancier te worden, zal hij tenslotte minimaal een kwartaal een spend hoger moeten hebben dan een zestiende van de totale drempel.
Lijken uit de kast
Omgekeerd hoef je je in het desbetreffende kwartaal niet meer druk te maken over leveranciers die een lagere spend hebben, omdat die in een andere periode vanzelf weer aan de orde komen. Bij de jaarrapportage zal de hoeveelheid werk dan aanzienlijk verminderd zijn en zullen er niet ineens nog lijken uit te kast kunnen komen.
Verder professionaliseren
Door alle resultaten terug te voeren naar de gewone spend- analyserapportages en dashboards kunnen opdrachtgevers, inkopers, contractmanagers en categoriemanagers zelf ook meekijken. In plaats van ad hoc en reactief te reageren, kunnen ze zo tijdig en proactief de contractinformatie up-to-date houden en nieuwe aanbestedingen starten.
Het doel is tenslotte niet om aan de nieuwe controles te voldoen en door de rechtmatigheidsverantwoording heen te komen. Het doel is om de in kooppraktijk tussen de publieke opdrachtgevers en ondernemers verder te professionaliseren.
Zo borgen we samen dat de publieke uitgaven doelmatig en eerlijk worden besteed.
Evaluatie
Begin 2024 worden de resultaten van dit proces geëvalueerd. Dit zal gebeuren door het afnemen van interviews met deelnemende gemeenten. Op dat moment zullen we zien in hoeverre de stap pen die we hier de revue hebben laten passeren ze hebben geholpen bij een efficiënte aanpak van de rechtmatigheidsverantwoording.
Dit artikel werd als eerste gepubliceerd in Deal! 8 (2023) het vakblad van Nevi.