Datacontrole en classificatie
Betrouwbare dashboards beginnen bij schone, goed gespecificeerde dataWij verwerken grootboekregels, contracten en crediteuren naar een uniform datamodel.
Van je bronsysteem naar het datamodel van Purfaction
We halen de grootboek- en factuurregels, crediteuren- en leverancierslijsten en de contracten en raamovereenkomsten uit je financieel systeem, contractregister en crediteurenlijsten.
Deze brondata plaatsen we in het datamodel van Purfaction. Dat gaat gemakkelijk met een automatische koppeling.
Daarbij controleren we de datakwaliteit en delen we spend in naar herkenbare inkooppakketten.
Kwaliteitscontrole
Voor elk veld zoals factuurdatum, bedrag, crediteurnummer, PIA-code en contractnummer controleren we of het formaat, de inhoud en verplichte velden voldoen aan de Purfaction-gegevensspecificatie zoals beschreven in onze online documentatie.
Plan een datacheck en zie welke kwaliteit haalbaar is en welke inzichten dat oplevert
Twijfel je of jullie data ‘goed genoeg’ is? Plan een datacheck en zie binnen korte tijd welke kwaliteit haalbaar is en welke inzichten dat oplevert. Dit maakt 'Datacontrole en classificatie' tot de onmisbare eerste stap voor elke organisatie die serieus wil sturen op kosten, rechtmatigheid en maatschappelijke impact.
Contact opnemenOntdubbeling leveranciers
Veel organisaties hebben dezelfde leverancier meerdere keren in de crediteurenlijst staan. Bijvoorbeeld per administratie, per vestiging of met kleine naamvarianten. Purfaction groepeert deze crediteuren tot één leverancier, zodat alle spend op de juiste partij wordt weergegeven. Dat noemen we ontdubbeling.
Hoe werkt ontdubbeling?
We analyseren crediteurnamen, KvK-nummers en andere kenmerken. We groeperen de crediteuren tot één leveranciersrecord. Daarop koppelen we alle bijbehorende facturen en contracten aan deze uniforme leverancier.
Cruciaal voor rechtmatigheid
Ontdubbeling is cruciaal voor rechtmatigheid (de drempelbewaking per leverancier). Maar ook voor het bepalen van de werkelijke spend op contract. Zonder dubbele leveranciers en met de juiste spend per leveranciers krijg je een betere rechtmatigheidscontrole.
Classificatie van spend
Als onderdeel van de gegevensverwerking classificeert Purfaction de spend naar de met de klant afgesproken categorie-indeling. Denk aan PIA, NPR of een sectorspecifieke structuur. Dit gebeurt op basis van kenmerken van de (ontdubbelde) leverancier en waar nodig de kostensoort of andere velden.
Waarom spend indelen naar inkooppakketten?
Alleen indelen op grootboekrekening geeft vaak beperkt inzicht in wat er werkelijk wordt ingekocht. Door spend te classificeren naar inkooppakketten worden bestedingen onder gezamenlijke noemers gebracht.
Hierdoor zie je duidelijker waar het geld naartoe gaat en kun je gericht sturen op strategisch inkopen, risicobeheer, rechtmatigheid en MVOI.
Eigen classificatie
Sommige organisaties hebben zelf al een classificatie ontwikkeld in hun financieel systeem of dataplatform. In dat geval kan de eigen classificatiecode worden meegeleverd met de data, waarna Purfaction deze overneemt als primaire indeling.
Purfaction kan deze classificatie combineren met eigen dashboards en analyses. Voordeel is dat je één-op-één aansluit bij bestaande rapportages.
Correctie via classificatieregels
Zowel in de Purfaction-classificatie als in een eigen classificatie kunnen fouten of nuances zitten die niet eenvoudig in de bronsystemen zijn op te lossen.
Daarom kun je aanvullend classificatieregels inzetten om foute of ongewenste indelingen te corrigeren.
Voorbeelden van classificatieregels zijn: “Alle facturen van leverancier X op kostensoort Y naar PIA pakket Z.” en “Alle spend op grootboekrekening A boven bedrag B naar categorie C.”.
Contractkoppeling is de schakel tussen wat er is afgesproken en wat er daadwerkelijk wordt betaald.
Purfaction koppelt facturen, leveranciers en contracten op een uniforme manier, zodat rechtmatigheid niet meer alleen in Excel-bijlagen of losse dossiers zit, maar doorlopend zichtbaar is in de inkoop- en contractinformatie.
Door datacontrole, ontdubbeling en classificatie te combineren, ontstaat een eenduidige datastructuur waarop alle Purfaction-dashboards en rapportages draaien.
Bekijk de dashboards
