Betrouwbare dashboards beginnen bij schone, goed gespecificeerde data
Purfaction neemt de datacontrole en classificatie volledig uit handen: we verwerken jouw grootboekregels, contracten en crediteuren naar een uniform datamodel, controleren de kwaliteit en delen de spend in naar herkenbare inkooppakketten.
Datacontrole: van bronsysteem naar Purfaction-model
De gegevens uit jouw bronsystemen (grootboekregels, contracten en crediteurenlijsten) worden eerst gemapt naar het Purfaction datamodel. Daarbij sluiten we aan op de gegevensspecificaties voor spend, crediteuren en contracten, zoals beschreven in onze online documentatie.
De gegevens uit jouw bronsystemen (grootboekregels, contracten en crediteurenlijsten) worden eerst gemapt naar het Purfaction datamodel. Daarbij sluiten we aan op de gegevensspecificaties voor spend, crediteuren en contracten, zoals beschreven in onze online documentatieGrootboek- en factuurregels (spend-set)
Crediteuren- en leverancierslijsten (crediteuren-set)
Contracten en raamovereenkomsten (contracten-set)
Voor elk veld (zoals factuurdatum, bedrag, crediteurnummer, PIA-code, contractnummer) controleren we of het formaat, de inhoud en de verplichte velden voldoen aan de Purfaction-gegevensspecificatie.Elementor-instructie: Trek een tweekoloms sectie: links “Brondata” (financieel systeem, contractregister, crediteuren), rechts “Purfaction-model” (spend, crediteuren, contracten).
Bron data
financieel systeem
contractregister
crediteuren
Purfaction-model
spend
crediteuren
contracten
Ontdubbeling: van crediteur naar uniforme leverancier
Veel organisaties hebben dezelfde leverancier meerdere keren in de crediteurenlijst staan, bijvoorbeeld per administratie, per vestiging of met kleine naamvarianten. Purfaction groepeert deze crediteuren tot één uniforme leverancier, zodat alle spend op de juiste partij wordt weergegeven.
Wat we doen:
Analyseren van crediteurnamen, KvK-nummers en andere kenmerken
Groeperen van crediteuren tot één leveranciersrecord (ontdubbeling)
Koppelen van alle bijbehorende facturen en contracten aan deze uniforme leverancier
Dit is cruciaal voor rechtmatigheid (drempelbewaking per leverancier) en voor het bepalen van de werkelijke spend op contract.
Minder dubbele leveranciers
Juiste spend per leverancier
Betere rechtmatigheidscontrole
Classificatie: spend indelen naar inkooppakketten
A. Waarom classificeren?
Alleen indelen op grootboekrekening geeft vaak beperkt inzicht in wat er werkelijk wordt ingekocht. Door spend te classificeren naar inkooppakketten – bijvoorbeeld volgens de PIA pakketindeling – worden bestedingen onder gezamenlijke noemers gebracht. Hierdoor zie je duidelijker waar het geld naartoe gaat en kun je gericht sturen op strategisch inkopen, risicobeheer, rechtmatigheid en MVOI.
B. Hoe wordt de spend geclassificeerd?
1. Purfaction-classificatie (standaard)
Als onderdeel van de gegevensverwerking classificeert Purfaction de spend naar de met de klant afgesproken categorie-indeling (zoals PIA, NPR of een sectorspecifieke structuur). Dit gebeurt op basis van kenmerken van de leverancier (ontdubbelde leverancier) en waar nodig de kostensoort of andere velden.
Minimaal 96% van de totale spend wordt door ons geclassificeerd.
De classificatie is stabiel over meerdere jaren, waardoor trends goed te volgen zijn.
De indeling sluit aan op de dashboards (samenvatting, top 10, Pareto, Kraljic, MVOI matrix).
2. (Optioneel) Eigen classificatie uit bronsysteem
Sommige organisaties hebben zelf al een classificatie ontwikkeld in hun financieel systeem of dataplatform. In dat geval kan de eigen classificatiecode worden meegeleverd in de gegevensaanlevering, waarna Purfaction deze overneemt als primaire indeling.
Voordeel: sluit één-op-één aan bij bestaande rapportages.
Purfaction kan deze classificatie combineren met eigen dashboards en analyses.
3. Correctie via classificatieregels
Zowel in de Purfaction-classificatie als in een eigen classificatie kunnen fouten of nuances zitten die niet eenvoudig in de bronsystemen zijn op te lossen. Daarom kun je aanvullend classificatieregels inzetten om “foutieve” of ongewenste indelingen te corrigeren.
Voorbeelden van regels:
“Alle facturen van leverancier X op kostensoort Y naar PIA pakket Z.”
“Alle spend op grootboekrekening A boven bedrag B naar categorie C.”
Standaard Purfaction classificatie (96%)
Optioneel eigen classificatie
Fijnafstelling met classificatieregels
Resultaat: betrouwbare basis voor alle dashboards
Door datacontrole, ontdubbeling en classificatie te combineren, ontstaat een eenduidige datastructuur waarop alle Purfaction-dashboards en rapportages draaien.
Spendanalyse-dashboards tonen spend per PIA segment, leverancier en organisatieonderdeel.
Contractdashboards laten uitnutting en rechtmatigheid per contract zien.
Rechtmatigheidsrapportages volgen de PIANOo-werkwijze, met correcte drempelbewaking per leverancier.
Plan een datacheck en zie welke kwaliteit haalbaar is en welke inzichten dat oplevert
Twijfel je of jullie data ‘goed genoeg’ is? Plan een datacheck en zie binnen korte tijd welke kwaliteit haalbaar is en welke inzichten dat oplevert. Dit maakt 'Datacontrole en classificatie' tot de onmisbare eerste stap voor elke organisatie die serieus wil sturen op kosten, rechtmatigheid en maatschappelijke impact.
Contact opnemen