Contractkoppeling is de schakel tussen wat er is afgesproken en wat er daadwerkelijk wordt betaald. Purfaction koppelt facturen, leveranciers en contracten op een uniforme manier, zodat rechtmatigheid niet meer alleen in Excel bijlagen of losse dossiers zit, maar doorlopend zichtbaar is in de inkoop- en contractinformatie.
Spend op contract
Aanbestedingsdrempels
Onderbouwing rechtmatigheidZorg
Waarom contractkoppeling zo cruciaal is
Zonder goede contractkoppeling weet je niet precies welk deel van de spend onder contract valt, of uitgaven binnen plafonds blijven en of gekozen procedures aansluiten bij drempelbedragen. Dat maakt het lastig om rechtmatigheid overtuigend aan te tonen richting controller, accountant en raad.
Met Purfaction wordt voor elke leverancier en opdracht vastgelegd:
welke contracten (raamovereenkomsten, nadere overeenkomsten, losse contracten) van toepassing zijn;
welke aanbestedingsprocedure daarbij hoort (EU, NL, MO, EO);
hoeveel er in totaal is uitgegeven, in de afgelopen vier jaar en in de huidige periode (spend op contract).
Hoe Purfaction spend aan contracten koppelt
1. Datacontrole en mapping
Factuurregels, crediteuren en contracten worden eerst gemapt naar het Purfaction model en gecontroleerd op volledigheid en kwaliteit. Bij dat proces worden onder meer factuurnummers, bedragen, kostensoorten, crediteurnummers en contractnummers gestandaardiseerd.
2. Automatische contractkoppeling
Vervolgens koppelt Purfaction spend aan contracten op basis van onder andere:
leverancier (na ontdubbeling);
contractnummer of referentie op de factuur;
looptijd en scope van het contract.
Waar nodig worden aannames inzichtelijk gemaakt, zodat de controller kan beoordelen of de koppeling klopt.
3. Correcties uit de praktijk
In de rechtmatigheidsanalyse kunnen controller en accountant contractkoppelingen corrigeren (bijvoorbeeld ander contractnummer of opdrachtsplitsing). Deze correcties worden na upload van het rechtmatigheids zip bestand structureel overgenomen in Purfaction, zodat toekomstige perioden meteen profiteren van het verbeterde beeld.
Brondata → Purfaction
Automatische contract koppeling + correcties uit rechtmatigheidsanalyse
Drempels en legaliteit: de rol van de legality matrix
Met de legality matrix wordt per aanbestedingstype (leveringen \& diensten, SAS diensten, werken) vastgelegd welke omzetranges horen bij EU, NL, MO of EO procedures. Deze grenzen zijn gebaseerd op Aanbestedingswet en PIANOo praktijk en kunnen per entiteit (gemeente, corporatie, zorginstelling) worden aangepast.
De matrix bepaalt:
welke legaliteitscode (1 EU, 2 NL, 3 MO, 4 EO) aan de 4 jaars spend van een leverancier wordt toegekend;
welke drempels worden gebruikt in formules van crediteurenkaarten en rechtmatigheidsdashboards;
hoe spend, contract en procedure worden gecombineerd tot een rechtmatigheidsoordeel per opdracht.
Zo sluit de beoordeling aan op je eigen inkoopreglement en mandaten, zonder dat je in elk dossier telkens opnieuw drempelbedragen hoeft op te zoeken.
Rol van controller en contractmanager
Controller: verantwoording en toetsing
De controller is eindgebruiker van de rechtmatigheidsinformatie en bewaker van de verantwoording. Met Purfaction kan de controller:
zien welke leveranciers en opdrachten als hoog risico worden aangemerkt op basis van spend, contractkoppeling en drempels;
de crediteurenkaarten gebruiken om opdrachtsplitsing, keuze van procedure en onderbouwing te beoordelen;
conclusies vastleggen per opdracht en deze samenbrengen in de rechtmatigheidsverantwoording (zowel in de dashboards als in Excel).
Resultaat: een herleidbare, periodiek bijgewerkte basis voor de rechtmatigheidsparagraaf en minder discussie met accountant of rekenkamer.
Contractmanager: bronhouder van contractgegevens
De kwaliteit van contractkoppeling staat of valt met actuele contractgegevens. De contractmanager speelt hierin een sleutelrol:
zorgt dat nieuwe contracten, verlengingen en beëindigingen volledig en eenduidig zijn vastgelegd (inclusief contractnummers, plafonds en looptijden);
gebruikt de contract- en uitnuttingsdashboards om tijdig te signaleren wanneer plafonds of looptijden in de gevarenzone komen.
levert ontbrekende contractgegevens aan en corrigeert fouten die uit de rechtmatigheidsanalyse naar boven komen;
Zo versterken controller en contractmanager elkaar: de één vanuit verantwoording en risico’s, de ander vanuit operationeel contractbeheer.
Rechtmatigheidsverantwoording in de praktijk
De contractkoppeling en legality matrix vormen de basis voor de periodieke rechtmatigheidsverantwoording volgens de accountantscontrole spendanalyse van PIANOo.
Purfaction levert per kwartaal een rechtmatigheids zip bestand met spendanalyse overzicht en crediteurenkaarten voor hoog risico crediteuren.
Controller en accountant voeren de analyse uit in Excel (vierkantstelling, opdrachtsplitsing, toetsingskaders) en vullen conclusies in.
Het bijgewerkte zip bestand wordt weer ingelezen in Purfaction, zodat conclusies en correcties terugvloeien naar de dashboards.
Hierdoor verschuift rechtmatigheidsverantwoording van een eenmalige “auditstress” naar een cyclisch proces waarbij elke ronde de kwaliteit van de data, contractkoppeling en legaliteitsbeoordeling verder verbetert.
Wil je met dezelfde inspanning meer zekerheid over rechtmatigheid? Plan een demo en zie hoe contractkoppeling en rechtmatigheid in Purfaction samenwerken.