Contractkoppeling en rechtmatigheid
Maak rechtmatigheid zichtbaar in inkoop- en contractinformatie
Contractkoppeling is de schakel tussen wat er is afgesproken en wat er daadwerkelijk wordt betaald.
Purfaction koppelt facturen, leveranciers en contracten.
Waarom contractkoppeling cruciaal is.
Zonder goede contractkoppeling weet je niet precies welk deel van de spend onder contract valt, of uitgaven binnen plafonds blijven en of gekozen procedures aansluiten bij drempelbedragen. Dat maakt het lastig om rechtmatigheid overtuigend aan te tonen richting controller, accountant en raad.
Zie spend op contract en aanbestedingsdrempels voor een goede onderbouwing van rechtmatigheid.
Je krijgt drie belangrijke inzichten in elke leverancier en opdracht.
Welke contracten (raamovereenkomsten, nadere overeenkomsten, losse contracten) van toepassing zijn.
Welke aanbestedingsprocedure bij horen. Europees, Nederlands, meervoudig onderhands en enkelvoudig onderhands.
Hoeveel er in totaal is uitgegeven, in de afgelopen vier jaar en in de huidige periode (spend op contract).
Weet precies welk deel van spend onder contract valt, of uitgaven binnen plafonds blijven en of gekozen procedures aansluiten bij drempelbedragen.
Hoe Purfaction spend aan contracten koppelt
Datacontrole en mapping
Factuurregels, crediteuren en contracten worden eerst gemapt naar het Purfaction model en gecontroleerd op volledigheid en kwaliteit.
Bij dat proces worden onder meer factuurnummers, bedragen, kostensoorten, crediteurnummers en contractnummers gestandaardiseerd.
Automatische contractkoppeling
Vervolgens koppelt Purfaction spend aan contracten op basis van leverancier (na ontdubbeling), contractnummer of referentie op de factuur, looptijd, omvang van het contract en meer.
Waar nodig worden aannames inzichtelijk gemaakt, zodat de controller kan beoordelen of de koppeling klopt.
Correcties uit de praktijk
In de rechtmatigheidsanalyse kunnen controller en accountant contractkoppelingen corrigeren. Bijvoorbeeld ander contractnummer of opdrachtsplitsing.
Deze correcties worden na upload van het rechtmatigheids zip bestand structureel overgenomen in Purfaction, zodat toekomstige perioden meteen profiteren van het verbeterde beeld.
Drempels en legaliteit: de rol van de Rechtmatrix
Met de rechtmatrix wordt per aanbestedingstype (leveringen & diensten, SAS diensten, werken) vastgelegd welke omzetranges horen bij Europese, Nederlandse, MO of EO procedures. Deze grenzen zijn gebaseerd op Aanbestedingswet en PIANOo-praktijk en kunnen per entiteit (gemeente, corporatie, zorginstelling) worden aangepast.
De matrix bepaalt:
- welke legaliteitscode (1 EU, 2 NL, 3 MO, 4 EO) aan de 4 jaars spend van een leverancier wordt toegekend
- welke drempels worden gebruikt in formules van crediteurenkaarten en rechtmatigheidsdashboards
- hoe spend, contract en procedure worden gecombineerd tot een rechtmatigheidsoordeel per opdracht
Zo sluit de beoordeling aan op je eigen inkoopreglement en mandaten, zonder dat je in elk dossier telkens opnieuw drempelbedragen hoeft op te zoeken.
Toon rechtmatigheid overtuigend aan richting controller, accountant en raad.
Krijg een herleidbare, periodiek bijgewerkte basis voor de rechtmatigheidsparagraaf en voorkom discussie met accountant of rekenkamer.
Contractmanager en dashboards
Leg nieuwe contracten, verlengingen en beëindigingen volledig en eenduidig vast. Inclusief contractnummers, plafonds en looptijden.
Signaleer tijdig wanneer plafonds of looptijden in de gevarenzone komen met contract- en uitnuttingsdashboards.
Lever ontbrekende contractgegevens aan en corrigeer fouten die uit de rechtmatigheidsanalyse naar boven komen.
Controller en dashboards
Zie welke leveranciers en opdrachten als hoog risico worden aangemerkt op basis van spend, contractkoppeling en drempels.
Gebruik de crediteurenkaarten om opdrachtsplitsing, keuze van procedure en onderbouwing te beoordelen.
Leg conclusies vast per opdracht en breng deze samen in de rechtmatigheidsverantwoording, zowel in dashboards als Excel.
De controller en contractmanager versterken elkaar met onze dashboards: de één vanuit verantwoording en risico’s, de ander vanuit operationeel contractbeheer.
Naar oplossing per rol
Wil je met dezelfde inspanning meer zekerheid over rechtmatigheid?
Plan een demo en zie hoe contractkoppeling en rechtmatigheid in Purfaction samenwerken.
Contact opnemenRechtmatigheidsverantwoording in de praktijk
De contractkoppeling en Rechtmatrix vormen de basis voor de periodieke rechtmatigheidsverantwoording volgens de accountantscontrole spendanalyse van PIANOo.
Hierdoor verschuift rechtmatigheidsverantwoording van een eenmalige “audit-stress” naar een cyclisch proces waarbij elke ronde de kwaliteit van de data, contractkoppeling en legaliteitsbeoordeling verder verbetert. Gebruik de dashboards en rapportages voor een voor een goede onderbouwing van rechtmatigheid.
Purfaction levert per kwartaal een zip-bestand Rechtmatigheid met spendanalyse-overzicht en crediteurenkaarten voor hoogrisico-crediteuren.
Controller en accountant voeren de analyse uit in Excel (vierkantstelling, opdrachtsplitsing, toetsingskaders) en vullen conclusies in.
Het bijgewerkte zip bestand wordt weer ingelezen in Purfaction, zodat conclusies en correcties terugvloeien naar de dashboards.