Bespaar uw gemeente weken werk: laat Purfaction elk kwartaal de spendanalyse en crediteurenkaarten naar de modellen van Beter Aanbesteden voor u klaarzetten in Excel. Wij vullen de Excel-sheets voor de rechtmatigheidsverantwoording zo compleet mogelijk voor u in, aan de hand van de door u aangeleverde spend en contracten.
De #Beter Aanbesteden-oplossing
Beter Aanbesteden plaatste op Pianoo.nl twee Excel-modellen. Daarmee kan een gemeente of lokale overheid haar rechtmatigheidsverantwoording onderbouwen. Zo is de noodzaak om externe (dure) expertise in te schakelen weggenomen.
'Hoog risico crediteurs' analyseren en beoordelen
Het stappenplan van Beter Aanbesteden staat in dit document (volgt). Het proces om ‘hoog risico crediteurs’ te analyseren en beoordelen, komt hierop neer:
- Maak een crediteurendump uit het grootboek en reconcilieer deze met de totalen in de financiële administratie.
- Selecteer de hoog risico crediteuren o.b.v. de EU drempels voor aanbesteden.
- Per hoog risico crediteur: verdeel alle factuurregels van de afgelopen 4 jaar per opdracht.
- Voor elk hoog risico opdracht; bepaal de vorm van inkoop en vul de bijbehorende (contract) informatie in en beoordeel op rechtmatigheid.
De kant-en-klare Excel modellen van Beter Aanbesteden zijn in principe voldoende om als lokale overheid de rechtmatigheidsverantwoording vanaf de factuurregel op te bouwen. Maar het is veel werk en foutgevoelig!
Een gemeente met 80.000 – 100.000 inwoners is al gauw 0,25 FTE kwijt aan het alleen maar invullen van de informatie uit onderliggende systemen (bron volgt). De daadwerkelijke verantwoording moet dan nog gebeuren. Eenmalig is dit proces wel uit te voeren – eventueel met wat extra handjes.
Maar de rechtmatigheidsverantwoording is een blijvertje en moet elk jaar opnieuw.
Kan dit ook anders?
Hulp bij de modellen van Beter Aanbesteden
Samen met enkele van onze gemeentelijke klanten ontwikkelden we een extra module die de Beter Aanbesteden Excel modellen van te voren invult.
De analyses voor de rechtmatigheidsverantwoording, die vervolgens in Excel worden uitgevoerd kunnen weer worden ingelezen en verwerkt in Purfaction, zodat deze informatie als historie kan worden opgeslagen en weer worden gebruikt bij het klaarzetten van de Excel bestanden voor de volgende ronde.
Rechtmatigheidsverantwoording in Excel à la Purfaction
Rechtmatigheids-verantwoording in Excel à la Purfaction
Het proces lijkt veel op onze reguliere verzorgde spendanalyse. Wat erop neerkomt dat wij alle gegevens voor u klaarzetten. Zo kan je meteen aan de slag met de beoordeling op rechtmatigheid. Zoals geadviseerd door PIANOO, zetten we in op een kwartaalproces.
Het proces gaat als volgt:
1. Aanleveren van spend- & contractgegevens
Wij vragen de organisatie om alle factuurregels en contracten van minimaal de afgelopen vier jaren. De gegevens moeten worden aangeleverd met een veilige end-to-end versleutelde verbinding.
2. Ontdubbelen van leveranciers
Regelmatig komen er meerdere crediteuren voor die verwijzen naar dezelfde leverancier. Dit soort 'vervuiling' kan ontstaan bij naamswijzigingen of door een overgang op een nieuw systeem.
Purfaction combineert deze crediteuren tot één herkenbare leverancier. Dit ontdubbelen is een cruciaal onderdeel van onze spendanalyse voor de verdere beoordeling van de crediteur op rechtmatigheid.
3. Spend classificeren
Purfaction categoriseert vervolgens de spend naar de Pianoo inkooppakketten en sorteert zo alvast voor om later de 'vorm van inkoop' te bepalen en hints te geven voor de CPV codes.
4. Spend koppelen aan contracten
Waar nodig koppelt Purfaction de spend aan de aangeleverde contracten. Hierdoor kan op factuurregelniveau alvast een 'project' worden toegewezen aan de spend. Deze koppeling kan later worden verfijnd in de Crediteurenkaarten.
5. Aanmaken BeterAanbesteden-Excelbestanden
Purfaction levert een zip-bestand met daarin de voorafingevulde Excel-modellen van Beter Aanbesteden. In het zip-bestand staan:
- De Spendanalyse Excel, met daarin de spend voor alle leveranciers en een vooranalyse met betrekking tot ‘hoog risico?’
- Een Excel Crediteurenkaart voor elke ‘hoog risico leverancier’. Hierin staan de factuurregels met projecttoewijzing, spend per jaar en een vooringevulde analysetabel op ‘project’ -niveau.
- Voor elk ‘hoog risico’-project, de analyse per ‘Vorm van Inkoop’ met contract informatie.
De organisatie voltooid de analyses in de Excel bestanden en rapporteert hier intern over.
6. Aanleveren Excel-analyses
Om de analyses te bewaren en weer toe te passen op de volgende update, levert de organisatie de analyses uit de Beter Aanbesteden Excel sheets als zip bestand aan aan Purfaction.
7. Rechtmatigheids-dashboards
Purfaction verwerkt de aangeleverde details van de rechtmatigheidsanalyses en publiceert de resultaten over de rechtmatigheid in haar dashboards. De rapportages ondersteunen het finance & control proces m.b.t. de rechtmatigheidsverantwoording.
8. Data verversen met nieuwe kwartaalgegevens
PIANOo adviseert om de resultaten eens per kwartaal bij te werken voor de rechtmatigheidsanalyse.Hierdoor kun je pro-actief de aanbestedingsgrenzen blijven monitoren en op tijd ingrijpen als spend van een leverancier onrechtmatig dreigt te gaan worden.
Doordat Purfaction de analyseresultaten van de vorige rondes heeft, wordt de kwaliteit van de vooraf ingevulde data in de Beter Aanbesteden Excel-modellen steeds nauwkeuriger.
- De Spendanalyse Excel met daarin de spend voor alle leveranciers en een vooranalyse met betrekking tot 'hoog risico?'
- Een Excel Crediteurenkaart voor elke 'hoog risico leverancier', met daarin de factuurregels met projecttoewijzing, spend per jaar en een vooringevulde analysetabel op 'project'-niveau.
- Analyses per 'Vorm van Inkoop' met contractinformatie voor elk 'hoog risico'-project.