Inkoop en bestuur: spendanalyses gemeente Hoeksche Waard
Gemeente Hoeksche Waard gebruikt spend- en rechtmatigheidsanalyses in de werkwijzen en processen. Strategisch adviseur inkoop Richard Brabers en wethouder Adriaan van der Wulp vertellen hoe zij deze analyses gebruiken binnen hun gemeente.
“De hele gemeente heeft nu inzicht in de inkoopactiviteiten”
Eigen werkwijze
Gemeente Hoeksche Waard is op 1 januari 2019 ontstaan na het samenvoegen van de vijf gemeenten Binnenmaas, Cromstrijen, Korendijk, Oud-Beijerland en Strijen. Deze herindeling had veel effect op de inkoopfunctie en organisatie. Ook steeg het inkoop volume flink. Daarmee nam de complexiteit van inkoop toe.
Brabers: “Enerzijds behalen wij hierdoor schaalvoordelen, zoals grotere inkoopvolumes, anderzijds overschrijden meer contracten de Europese aanbestedingsgrens. Daarom zijn onze contracten na de herindeling daar waar mogelijk samengevoegd en centraal
geregistreerd. Vanaf dat moment startte de gemeente ook met spend- en rechtmatigheidsanalyses.”
Aanbestedingsprocedures
Brabers vervolgt: “Deze instrumenten vormen een basis voor de gemeente, want ze geven onder andere informatie voor nieuwe aanbestedingen, het vaststellen van de juiste aanbestedingsprocedures en het inzichtelijk maken van het percentage goederen en diensten dat we lokaal hebben ingekocht.”
Volgens Brabers geven de spend- en rechtmatigheidsanalyse gemeentebreed inzichten in de uitgaven per inkooppakket. In het kader van de Aanbestedingswet 2012 is dat van essentieel belang. “Als gemeente zijn we één aanbestedende dienst. De opdrachtwaarde en aanbestedingsprocedure moeten we baseren op de totale opdrachtwaarde van alle teams. De gemeente wil graag inzicht in wat in de toekomst wordt ingekocht. Dat weet je nooit exact, maar door de analyses kun je als aanbestedende dienst wel een inschatting maken.”
Veel nieuwe inzichten
Wethouder Adriaan van der Wulp: “Hoewel we deze analyses ieder kwartaal uitvoeren, blijft het belangrijk steeds terug te kijken. De uitdaging is om de inkoopprocessen en -systemen aan de voorkant zo in te richten dat de spend- en rechtmatigheidsanalysein de toekomst (grotendeels) overbodig worden.
Bij een aanbesteding is het niet altijd duidelijk hoeveel je als gemeente aan een crediteur gaat uitgeven. Met een spendanalyse breng je in kaart voor welk bedrag je bij iedere crediteur inkoopt. Dat geeft veel nieuwe inzichten”, aldus Van der Wulp.
Duizenden facturen
De wethouder vervolgt: “Onze gemeente werkt in een periode van 4 jaar met ruim 6000 crediteuren. We zagen dat we van één crediteur 1000 facturen ontvingen. Vervolgens pakten we de rechtmatigheidsanalyse erbij, want gaat dat wel goed? Kan dat niet anders en uit wat voor bedragen bestaan de facturen eigenlijk?
Zo legden we op basis van de spendanalyse meerdere (nieuwe) raamovereenkomsten vast. Hiermee kunnen we als gemeente sneller goederen en diensten afnemen.”
Spendanalyse gemeentebreed toepassen
Brabers vertelt dat de spend- en rechtmatigheidsanalyses niet alleen van de afdeling Inkoop zijn. “We zien het als een kruisbestuiving. Beide analyses passen we gemeentebreed toe. Voor het uitvoeren van de analyses wisten veel teams niet wat ze in totaal inkochten. Inmiddels bestaat voor de hele gemeente inzicht in de inkoopactiviteiten. De spendanalyse is beschikbaar in onze standaardanalyse- en rapportagetool.”
Rechtmatig en doelmatig
De gemeente werk ook samen met externe partij Purfaction voor de uitgebreidere analyses en om data inzichtelijk te maken. “Wij leveren het bestand van onze financiële afdeling aan, vervolgens zet de analist de belangrijkste data op de goede plek.”
Volgens Van der Wulp kan nu beter gestuurd worden op de doelen die het bestuur wil bereiken. “Deze verbeteringen en constateringen dragen bij aan zowel de rechtmatigheid als de doelmatigheid. Niet alleen werken teams intern beter samen, ook extern plukken we er de vruchten van. Denk aan de eerdergenoemde nieuwe raamovereenkomsten.”
5 tips voor analyse spend en rechtmatigheid
Adriaan van der Wulp en Richard Brabers hebben vijf tips voor het implementeren en gebruiken van een spend- en rechtmatigheidsanalyse:
- Voer elk kwartaal de spend- en rechtmatigheidsanalyse uit voor tussentijdse inzichten. En bouw hierop voort tijdens de volledige analyse.
- Betrek (inkoop)collega’s bij de spend- en rechtmatigheidsanalyse, waaronder contractbeheer en -management. Dit zorgt voor bewustwording en nieuwe inzichten in de inkoopprocessen.
- Ontwikkel een systematiek, eventueel met een externe partner, waarbij je de gegevens kunt hergebruiken. Dit scheelt dubbel werk, aangezien je steeds vier jaar terugkijkt.
- De analyse kun je deels uitbesteden, maar maak ook gebruik van interne kennis voor de duiding van de inzichten.
- Pas op dat je niet dezelfde systematiek hanteert voor de spendanalyse als voor de rechtmatigheidsanalyse. De rechtmatigheidsanalyse gaat een stap verder, want je moet in deze analyse ook een audittrail en een onderbouwing inzichtelijk kunnen maken.
Dit artikel verscheen als eerst in het BeterAanbesteden-magazine van PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden. Het is geschreven door Osina Soumete.