Spendanalyse: de tool voor de rechtmatigheidsverantwoording bij gemeenten
Spendanalyse: de tool voor de rechtmatigheids-verantwoording bij gemeenten
Spendanalyse is hét controlemiddel voor de onderbouwing van de verplichte rechtmatigheidsverantwoording voor gemeenten die per 2023 is ingegaan. Zelf uitvoeren is een tijdrovend en intensief proces.
De compleet verzorgde spendanalyse van Purfaction identificeert rechtmatigheidsrisico’s en faciliteert proactieve rapportages over aanbestedingsdrempels, contracten en budgetten.
Speciaal voor gemeenten die de modellen gebruiken van Beter Aanbesteden zorgen wij voor vooraf ingevulde Excel sheets. Hierdoor kan jij je concentreren op de risicobeoordeling in plaats van op het verzamelen van de gegevens.
Neem contact op met dé spendanalyse-specialist voor gemeenten: Purfaction
Rechtmatigheids-verantwoording gemeenten
Vanaf het jaarverslag 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording verplicht. Wij constateren dat diverse gemeenten uitdagingen ervaren bij het implementeren van de noodzakelijke interne controles, voornamelijk door het ontbreken van de juiste kennis en de toch al hoge werkdruk vanwege de toegenomen verantwoordelijkheden op gebieden als jeugdzorg, werk, inkomen en zorg voor langdurig zieken en ouderen. Daarom bieden wij onze ondersteuning aan op de essentiële data-analyses ter bevordering van een accurate verantwoording op rechtmatigheid.
Spendanalyse als
controle-instrument
Spendanalyse is het controle-instrument voor de rechtmatigheidsverantwoording. De dossiers waarover gerapporteerd moet worden zijn reguliere inkoop, subsidies en inbestedingen. De reguliere inkoop van goederen, diensten en werken beslaat ongeveer 70 procent van alle gemeentelijke uitgaven. Met data-analyses moet worden aangetoond dat alle uitgaven over de afgelopen vier jaren rechtmatig zijn geweest en afwijkingen moeten worden gerapporteerd.
Deze data-analyse is bij Inkoop bekend onder de naam spendanalyse. Het is het instrument bij uitstek voor nauwkeurige analyses en acties voor Inkoop en kan nu dus ook worden ingezet voor het vaststellen en monitoren van de rechtmatigheid van de spend
Rechtmatigheidscontrole met overheidsmodellen
Om gemeentes tegemoet te komen heeft de overheid op de website van PIANOO Excel modellen aangeboden via #BeterAanbesteden. Hiermee kunnen gemeentes stap-voor-stap de benodigde analyses inrichten en uitvoeren om te komen tot een sluitende verantwoording.
Het proces omvat het selecteren van hoog-risico crediteuren en het beoordelen van hun facturatie met afgesloten contracten. Ondanks de handige modellen is het tijdsintensief; voor een gemiddelde gemeente betekent dit een grote tijdsinvestering.
Eénmalig is dit wellicht te verantwoorden, maar dit proces vraagt een jaarlijkse herhaling. De VNG en PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden adviseren zelfs om dit proces per kwartaal uit te voeren! Dit vraagt om een efficiëntere aanpak.
Spendanalyses voor gemeentes
Spendanalyse is precies wat wij al 25 jaar uitvoeren. Je kunt ons de pionier noemen op het gebied van spendanalyse.
Tot onze klanten horen zowel middelgrote- als kleine gemeenten. Hieronder zijn de gemeenten Alkmaar, Heuvelrug, Nissewaard en Stichtse Vecht. Daarnaast bedienen wij ook gemeentelijke inkoopsamenwerkingsverbanden, waaronder IBMN, H2O en Inkoopbureau West-Brabant.
Spendanalyse-abonnement
Wij bieden de spendanalyse aan als een abonnement voor een vast bedrag, waarbij de gegevens, volgens advies van PIANOo, vier keer per jaar worden bijgewerkt.
Als bonus
Uit onze spendanalyse blijkt gedetailleerd hoe de inkoop is samengesteld op CPV-niveau. Ook zie je aan welke leveranciers en contracten middelen in de afgelopen vier jaar zijn uitgegeven.
Onze spendanalyse voor gemeentes is meteen ook in te zetten voor doelgerichte acties op gebieden zoals social return en MVOI.
Zelf de werkzaamheden uitvoeren die ten grondslag liggen van de gemeentelijke rechtmatigheidsverantwoording kan natuurlijk, maar het is veel uitzoekwerk.
Inhuur van adviseurs en data-analisten is een mogelijkheid, maar prijzig en vaak is een spendanalyse niet iets wat zij dagelijks doen.
Door gebruik te maken van onze verzorgde spendanalyse en het automatisch aanmaken van de Beter Aanbesteden Excel sheets kunnen je medewerkers meteen starten met de controles, en is externe inhuur niet nodig.
Graag geven wij jou en je controleurs een demonstratie hoe de Purfaction spendanalyse helpt bij de rechtmatigheidsverantwoording voor gemeenten.
Je ziet dan direct de mate van diepgang en het gemak waarmee de rechtmatigheidstoets kan worden uitgevoerd.
Ondersteuning #BeterAanbesteden modellen
In samenwerking met enkele gemeentelijke klanten hebben we een aanvullende module gecreëerd die de #BeterAanbesteden Excel-modellen automatisch invult: het spendanalyse overzicht met koppelingen naar de detail crediteurenkaarten voor de ‘hoog risico’ leveranciers.
Aanwezige contracten worden als ‘project’ gekoppeld en voorbewerkt per ‘vorm van inkoop’. De controleur kan zich meteen richten op de beoordelingen en de conclusies rapporteren.
De resultaten kunnen vervolgens weer worden ingelezen door Purfaction. Zo worden de historische beoordelingen en toelichtingen opgeslagen en automatisch weer ingevuld in de Excel-bestanden voor een volgende kwartaalanalyse.
In de dashboards van Purfaction krijg je overzicht over de analyseresultaten en monitor je kwartaalafwijkingen. Deze informatie faciliteert je interne- en externe rapportages over de rechtmatigheidsverantwoording.
Naar 0 afwijkingen in het jaarverslag
Door de spendanalyse houd je pro-actief grip op de rechtmatigheid van inkoop.
En zo zien we het graag: geen afwijkingen in het jaarverslag voor de rechmtatigheidsverantwoording van Inkoop.